TVA sur les frais de déplacements et de réceptions

Comment comptabiliser vos frais de déplacements et de réceptions ? Dans quels cas pouvez-vous récupérer la TVA ?

En général il faut distinguer deux cas de figures, qui se comptabilisent différemment :

• Les frais de réception (invitation de clients),
• Les frais de déplacement (uniquement lorsque vous êtes en mission pour un client).

1. Les frais de réceptions

Il s’agit des frais engagés lorsque vous invitez vos clients (restaurant, spectacles, séminaires…).

Vous pouvez récupérer la TVA sur tous ces frais à condition :

• que la TVA soit mentionnée sur les factures ou les tickets des caisses,
• que vous indiquiez le nom des clients et de leur société au dos de ces factures ou tickets de caisses.

Conseil ZEFYR : Nous vous conseillons d’utiliser le compte 625700 pour tous vos frais de réception (inutile de créer des sous-comptes du type : 625701, 625702…).

2. Les frais de déplacements (ou frais de missions)

Il s’agit des frais engagés par le gérant/l’associé, les salariés ou l’indépendant, uniquement lors d’un déplacement pour un client.
Ces frais de déplacement se comptabilisent sur le compte 625100.

Ils comprennent :

• Les frais de transport (train, taxi …) pour vous rendre chez votre client : il n’y a pas de TVA sur ces frais donc pas de récupération possible.
• Les frais de péage et de parking : TVA à 20% récupérable sans problème (elle est indiquée sur les factures).
• Les frais d’hôtel : En général TVA à 10% et à 20% qui est récupérable.
• Les frais de restaurant personnel (lorsque vous êtes en déplacement, mais que vous n’invitez pas votre client) : dans ce cas la TVA n’est pas récupérable. Par exemple vous avez payé 36 € TTC, vous devez comptabilisez en indiquant HT = 36 € et TVA = 0.0
• Si vous avez une entreprise individuelle (BNC ou BIC à l’IR) : vous pouvez déduire de vos bénéfices une partie de vos frais de repas. Vous ne devez pas déduire plus de 13,95 €/jour (voir l’article du site service-public.fr pour plus de détails).
  Dans ZEFYR vous trouverez le module “Repas Personnel” dans le menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque.
• Les frais kilométriques sont particuliers selon que vous utilisez votre voiture personnelle ou une voiture de société.