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Comptabilisation des chèques ou prélèvements impayés

Comptabilisations Courantes

Pour effectuer la comptabilisation d’un chèque ou d’un prélèvement impayé il existe plusieurs cas de figures :

 

1. Le Chèque impayé correspond à un encaissement comptant :

Vous avez reçu d’un client un chèque de 120 € que vous avez déposé en banque. Vous avez comptabilisé l’opération comme une vente au comptant (dans ZEFYR, menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Encaissement direct (sans facture)).

L’écriture de comptabilisation est la suivante :

 DébitCrédit
707000Compte vente marchandises 100
445780Compte de TVA à 20% 20
512000Compte banque120 

Puis 10 jours après votre banque vous retire 120 € au motif que votre chèque est revenu impayé. Dans ce cas, vous saisissez l’opération inverse (menu Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Encaissement direct (sans facture) puis option remboursement).

comptabilisation chèque prélèvement impayé

L’écriture comptable est passée en inverse et l’opération est donc annulée.

 DébitCrédit
707000Compte vente marchandises100 
445780Compte de TVA à 20%20 
512000Compte banque  120

2. Le chèque impayé ou le prélèvement refusé correspondent à une facture comptabilisée et encaissée :

Vous avez créé une facture client et vous l’avez comptabilisée dans ZEFYR en utilisant le menu Facturation > Impression Modification Comptabilisation  puis en cliquant sur l’icône “+”.

Puis vous avez effectué un encaissement en passant par le menu Facturation > Encaissement clients Facture puis en cliquant sur l’icône “+”.

comptabilisation chèque prélèvement impayé

La comptabilisation de cette facture génère l’écriture suivante :

 DébitCrédit
411000Compte client120 
445780Compte de TVA à 20% 20
707000Compte de vente 100

Lorsque vous recevez l’impayé, il faut aller dans le menu : Compta > Clients-Fournisseurs-Banque > Rejet d’encaissement, puis indiquer le numéro de l’écriture d’encaissement qui a été refusée puis annuler. Cette opération d’annulation est totalement automatisée.

comptabilisation chèque prélèvement impayé

Par la suite lorsque le chèque ou le prélèvement est accepté vous pouvez simplement re-compatibliser l’encaissement de la facture avec le menu “Encaissement facture”.

4. Le chèque refusé correspond à une facture comptabilisée et encaissée mais qui ne sera pas payée

Méthode 1 : faire un avoir

Cette méthode est recommandée pour maintenir la cohérence de la TVA.

Vous faites un avoir pour le même montant que celui de la facture et vous comptabilisez cet avoir avec le menu : Facturation > Impression comptabilisation.

Avec le menu Facturation > Encaissement clients vous effectuez le remboursement de l’avoir. Ce remboursement correspond au chèque refusé.

La comptabilisation de l’avoir génère l’écriture suivante  qui est à l’opposé de l’écriture de comptabilisation de la facture initiale.

 DébitCrédit
411000Compte client 120
445780Compte de TVA à 20%20 
707000Compte de vente100 

La comptabilisation du remboursement de l’avoir (correspond au chèque ou prélèvement refusé).

 DébitCrédit
411000Compte client 120 
512000Compte banque 120

Méthode 2 : utiliser le compte 654000 (non recommandée)

Vous préférez utiliser le compte 654000 de pertes pour créances non recouvrables.

Par rapport à la méthode 1, la différence est que vous utilisez un compte de charges (654000) et non un compte de vente (707000) et donc le compte 654000 permet de bien identifier qu’il s’agit de pertes.
Pour comptabiliser cette opération il faut utiliser le menu : compta > opérations experts > saisie au kilomètre. Il faut aussi faire attention à la TVA et bien vérifier que la TVA sera déduite lors de la prochaine déclaration.

Comptabilisation de la perte (annule la facture initiale)

 DébitCrédit
411000Compte client 120
654000Compte de perte100 
445780Compte de TVA à 20%20 

Remboursement de la perte (correspond au chèque refusé), de la même façon il faut faire cette opération via le menu : ” saisie au kilomètre ”

 DébitCrédit
411000Compte client 120 
512000Compte banque 120