Lettrage client – lettrage fournisseur : qu’est ce que c’est ?

 

Qu’est-ce que le lettrage client et le lettrage fournisseur ?

Le principe du lettrage client ou du lettrage fournisseur est de créer un lien entre les factures clients ou fournisseurs et les règlements correspondants.
Ainsi, vous savez exactement à quelle facture est lié chaque règlement. Donc il est facile de visualiser l’encours du fournisseur ou du client, sans se préoccuper de tout ce qui a déjà été payé.

NB : l’encours est la liste des factures dues par vos clients (et des factures que vous devez à vos fournisseurs) à la date du jour. Il permet de relancer les clients qui n’ont pas payé, et de savoir ce qu’il reste à payer à vos fournisseurs.

Le terme « lettrage » désigne l’action d’attribuer un “code lettrage” à une facture client (du débit) et à un encaissement client (au crédit) pour les faire correspondre.

Ici nous présentons le cas d’une facture fournisseur et son paiement. Pour une facture client, la logique est exactement la même.

lettrage client - lettrage fournisseur

1. Réception de la facture fournisseur

Vous recevez une facture d’un fournisseur ABRITA de 120 € TTC.
La comptabilisation dans ZEFYR se fait via le menu Compta > Saisie Courante > Facture Fournisseur.
Cela génère l’écriture suivante :

  Débit Crédit
401000 Compte fournisseur ABRITA   120
606300 Compte fournitures : entretien 100  
445660 Compte de TVA déductible 20  

Rappel : un compte au crédit dans une écriture comptable signifie que l’entreprise doit de l’argent à ce compte (ici, l’entreprise doit 120 € au compte fournisseur ABRITA).
Un compte qui est créditeur dans la balance générale a toujours un solde négatif.

2. Paiement de la facture fournisseur

Supposons que vous payez le fournisseur en deux fois. La première fois vous payez 50 €. Vous versez ensuite “le solde” c’est à dire les 70 € restants. Dans ZEFYR, utilisez le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Facture Avoir Acompte.

La comptabilisation du premier paiement est :

  Débit Crédit
512000 Compte banque   50
401000 Compte fournisseur ABRITA 50  

 

Puis la comptabilisation du paiement du solde est :

  Débit Crédit
512000 Compte banque    70
401000 Compte fournisseur ABRITA  70  

 

3. Lettrage des trois écritures

Une fois que vous avez comptabilisé ces deux paiements, afin de bien confirmer que vous ne devez plus rien à ce fournisseur concernant cette facture, un code lettrage est apposé au compte fournisseur 401000 ABRITA sur l’écriture d’achat (la facture fournisseur) et sur les deux écritures de paiement.

Dans notre exemple, il y a donc un même code lettrage (commençant par la lettre L) sur les trois écritures concernées : 120 €, 50 € et 70 €, comme ci-dessous :

lettrage client - lettrage fournisseur

Ce code de lettrage est visible dans ZEFYR via le menu Compta > Modification Écritures (colonne de droite).
Vous pouvez aussi le trouver lors de l’édition du grand livre fournisseur : menu Compta > Édition Impression > Grands Livres : fournisseurs.

Dans ZEFYR, si les montants correspondent parfaitement, le lettrage est automatique (lettrage commençant par la lettre L), quelque soit le nombre de factures et quelque soit le nombre de paiements.

4. Intérêt du lettrage client et du lettrage fournisseur

Grâce au lettrage, il est possible d’éditer uniquement les factures non-lettrés pour un fournisseur ou un client, c’est à dire les factures qui n’ont pas été totalement payée ou totalement encaissées.
Allez dans le menu Compta > Rapprochement-Lettrages > Fournisseurs Clients Non Lettrés.
Vous pouvez également aller dans le  menu Compta > Édition Impression > Grands Livres : fournisseurs (onglet : Documents non payés).

En définitive, il est aisé de voir les factures fournisseurs ou clients non-réglées.

A la clôture de l’exercice, seules les factures non-lettrées sont reprises dans la comptabilité de l’exercice suivant via l’écriture d’A Nouveau (AN). Sans le lettrage, l’A Nouveau contiendrait toutes les factures et tous les règlements des années précédentes sans distinction aucune !

Pour en savoir plus, vous pouvez regarder la vidéo sur le Lettrage clients et fournisseurs.