Comment tenir la comptabilité d’un restaurant ?

Faire sa comptabilité soi-même ? C'est possible avec ZEFYR !
 

Vous avez une activité de restauration et vous voulez tenir votre comptabilité sur ZEFYR.
Lorsque vous voulez tenir la comptabilité d’un restaurant dans ZEFYR, les principaux menus à utiliser sont :

– Compta > Saisie recettes (commerçant, restaurateur) > Ticket Z

NB : cela nécessite que vous ayez une caisse enregistreuse avec laquelle vous encaissez toutes vos recettes (CB, espèces, tickets restaurants, etc.) et qui vous permet d’exporter chaque jour un ticket récapitulatif appelé Ticket Z. Le système de caisse enregistreuse proposé par Tiller, par exemple, permet d’exporter un Ticket Z quotidiennement.

– Accueil > Import opérations bancaires (import des relevés bancaires au format OFX ou QIF)
ou
– Accueil > Connexion bancaire automatique (option de synchronisation bancaire à 2.5 €/compte et par mois).

Tenir la comptabilité d’un restaurant : comment faire ?

1. Comptabiliser vos achats de denrées alimentaires et boissons

Dans ZEFYR, si vous importez opérations bancaires via des fichiers OFX ou QIF, ou bien si vous avez opté pour la synchronisation bancaire, vous devez comptabiliser vos achats d’aliments et de boissons en choisissant le type d’opération “Paiement Comptant” et le compte 601000 “Matières premières stockables”, avec le taux de TVA qui s’applique.

Par exemple, si vous achetez des fromages, vous comptabiliserez cette opération bancaire comme ceci :  comptabilite-restaurant-achat-1

Si vous avez acheté différents produits avec plusieurs taux de TVA, il faut choisir le type d’opération “Paiement Comptant Plus. Lignes”, puis saisir en utilisant une ligne par taux de TVA, et indiquer les montants HT par taux de TVA.

NB : Si vous comptabilisez vos opérations bancaires manuellement, il faut aller dans le menu Compta > Saisie courante > Paiement Comptant

2. Comptabiliser vos Tickets Z, chaque jour

Il faut encaisser toutes les recettes liées à votre activité, sur votre caisse enregistreuse afin d’obtenir en fin de journée le ticket Z, c’est à dire la synthèse de ce que vous avez vendu durant la journée. Le ticket Z (ou Z de caisse) se présente ainsi :

comptabilite-restaurant-ticket-Z-exemple

Pour le comptabiliser dans ZEFYR, il faut aller dans le menu Compta > Saisie recettes > Ticket Z

Auparavant il faut aller dans le menu Société > Plan Comptable pour créer le compte comptable correspondant à vos recettes de restauration, dans notre exemple le compte 706030 “Restauration”

Vous remplissez les cases de ce menu en fonction des informations détaillées sur votre Ticket Z.
Dans notre exemple il faut remplir comme ceci :

comptabilite-restaurant-ticket-Z-

Les champs Recettes HT à 20%, 10% etc, dans la deuxième partie de l’écran, sont remplis automatiquement et il faut laisser tel quel, sans oublier d’ajouter le compte comptable pour les recettes qui commence par 706 (exemple 706030).

NB : les recettes CB et AMEX ont été regroupées lors de la saisie du Ticket Z sur ZEFYR.
Si vous avez un écart de recettes inférieur à 2 € il faut laisser tel quel.

Ensuite comme vous le voyez en cliquant sur l’écriture générée, vos recettes sont sur des comptes d’attente de type :

  • Recettes cartes de crédit : 511100
  • Recettes chèques : 511200
  • Recettes tickets restaurants : 511300
  • Recettes espèces : 531000 (compte caisse en comptabilité)

3. Comptabiliser les versements CB, tickets restaurants, chèques sur votre compte bancaire

Le lendemain ou dans les jours qui suivent la comptabilisation de votre ticket Z journalier, vous verrez apparaitre sur votre relevé bancaire :

  • le versement de vos recettes “carte bancaire”
  • la somme des tickets restaurants que vous avez déposés
  • la somme correspondant aux chèques que vous avez déposés en banque.

Pour comptabiliser ces encaissements, il faut choisir le type d’opération “Encaissement Ticket Z” lors de l’import ou de la synchronisation bancaire, puis dans la fenêtre qui s’ouvre, ajuster les informations (type de recettes encaissées, et éventuellement ajouter les frais, par exemple les commissions bancaires sur les encaissements CB) comme ci-dessous :

comptabilite-restaurant-encaissement-ticket-Z

Remarque : si vous avez des frais de commissions de 5 € sur vos encaissements CB ou tickets restaurants, par exemple, vous devez indiquer le compte pour les frais 627000, avec, par exemple taux de TVA = 0.0, donc montant HT = 5
Puis, au-dessus, vous devez ajuster le “Montant selon le ticket Z” en ajoutant les 5 € de commissions.
Ainsi 155 € de “Montant selon ticket Z” moins 5 € de commissions font bien 150 € d’encaissement CB.

Idem pour les chèques et les tickets restaurants : dès qu’il sont crédités sur votre relevé bancaire, vous les comptabilisez en utilisant le type d’opération “Encaissement Ticket Z” lors de l’import ou de la synchronisation bancaire.

NB : Si vous comptabilisez vos opérations bancaires manuellement, il faut aller dans le menu Compta > Saisie recettes > Encaissement Ticket Z

4. Comptabiliser les dépôts d’espèces en banque

Dans le cadre de votre activité de restauration vous encaissez certainement une partie de vos recettes en espèces, que vous conservez dans un tiroir caisse, avant de déposer ces espèces en banque. A chaque fois qu’un dépôt d’espèces est crédité sur votre relevé bancaire vous devez le comptabiliser en sélectionnant le type d’opération “Retrait Dépôt Espèces”. Cela créé deux écritures pour chaque dépôt car ce mouvement doit transiter par un compte 580000 (en savoir plus).

NB : Si vous comptabilisez vos opérations bancaires manuellement, il faut aller dans le menu Compta > Saisie périodique > Retrait Dépôt Espèces

5. Fin du mois : rapprochement bancaire et déclaration de TVA CA3 (si régime normal)

Nous venons de voir l’ensemble des opérations comptables lorsque vous voulez tenir la comptabilité d’un restaurant. Pour le reste de vos opérations à comptabiliser, vous utilisez l’import bancaire ou la connexion bancaire.
Nous vous recommandons de cliquer sur les liens ci-dessus pour voir les tutoriels vidéos.
Si vous avez suivi la méthode de cet article (Paiement comptant pour les achats + saisi du ticket Z), vous n’avez pas besoin de créer dans ZEFYR des factures clients et fournisseurs, ni d’utiliser le menu Stocks.

En fin de mois vous devez simplement faire votre rapprochement bancaire qui vous permet de vérifier que votre solde bancaire dans ZEFYR est correct?. Voir la vidéo sur le rapprochement bancaire.

Enfin, si vous êtes en régime normal de TVA, vous devez déclarer votre TVA mensuellement en passant par le menu Compta > Saisie périodique > Déclaration TVA Automatique CA3. Voir la vidéo sur la déclaration de TVA.