Comptabilité d’un restaurant : comment faire, étape par étape ?

 

Comptabilité d’un restaurant : comment la tenir dans ZEFYR ?

Lorsque vous avez une activité de restauration, les principaux menus à utiliser sont :

– Compta > Saisie recettes (commerçant, restaurateur) > Ticket Z

NB : cela nécessite que vous ayez une caisse enregistreuse avec laquelle vous encaissez toutes vos recettes (CB, espèces, tickets restaurants, etc.) et qui vous permet d’exporter chaque jour un ticket récapitulatif, appelé Ticket Z.
Le système de caisse enregistreuse proposé par Tiller, par exemple, permet d’exporter un Ticket Z quotidiennement.

– Accueil > Import opérations bancaires (import des relevés bancaires au format OFX ou QIF)
ou
– Accueil > Connexion bancaire automatique (synchronisation bancaire à 2.5 €/compte et par mois).

La comptabilité d’un restaurant, étape par étape :

1. Comptabiliser vos achats de denrées alimentaires et boissons

Lorsque vous faites la comptabilité d’un restaurant, le plus simple est de suivre ces deux étapes pour vos achats :

  • Menu Compta > Saisie courante > Plusieurs factures fournisseurs, dans lequel vous saisissez chaque jour les factures fournisseurs que vous recevez. Voici un exemple de quatre factures saisies dans ce menu :comptabilité restaurant plusieurs factures fournisseurs
  • Ensuite, si vous importez opérations bancaires ou si vous avez opté pour la synchronisation bancaire, vous devez comptabiliser les paiements de ces factures fournisseurs : sélectionnez le type d’opération “paiement facture”, puis cliquez sur l’icône + associée à la facture payée, et validez.
    Par exemple, si vous comptabilisez le paiement de la facture du fromager de 175 € :

NB : si vous comptabilisez vos opérations bancaires manuellement, il faut aller dans le menu Compta > Saisie courante > Paiement Facture Avoir Acompte.

Remarque : si vous avez acheté différents produits avec plusieurs taux de TVA, lors de l’étape 1, il faut passer par le menu “Factures Fournisseurs, puis saisir en utilisant une ligne (montant HT) par taux de TVA.

2. Comptabiliser vos Tickets Z, chaque jour

Il faut encaisser toutes les recettes liées à votre activité, sur votre caisse enregistreuse afin d’obtenir en fin de journée le ticket Z, c’est à dire la synthèse de ce que vous avez vendu durant la journée. Le ticket Z (ou Z de caisse) se présente ainsi :

comptabilite-restaurant-ticket-Z-exemple

Pour le comptabiliser dans ZEFYR, il faut aller dans le menu Compta > Saisie recettes > Ticket Z

Auparavant il faut aller dans le menu Société > Plan Comptable pour créer le compte comptable correspondant à vos recettes de restauration, dans notre exemple le compte 706030 “Restauration”

Vous remplissez les cases de ce menu en fonction des informations détaillées sur votre Ticket Z.
Dans notre exemple il faut remplir comme ceci :

comptabilite-restaurant-ticket-Z-

Les champs Recettes HT à 20%, 10% etc, dans la deuxième partie de l’écran, sont remplis automatiquement et il faut laisser tel quel, sans oublier d’ajouter le compte comptable pour les recettes qui commence par 706 (exemple : 706030).

NB : les recettes CB et AMEX ont été regroupées lors de la saisie du Ticket Z.
Si vous avez un écart de recettes inférieur à 2 € il faut laisser tel quel.

Ensuite comme vous le voyez en cliquant sur l’écriture générée, vos recettes sont sur des comptes d’attente de type :

  • Recettes cartes de crédit : compte 511100
  • Recettes chèques : compte 511200
  • Recettes tickets restaurants : compte 511300
  • Recettes espèces : compte 531000 (compte caisse en comptabilité)

3. Comptabiliser les versements CB, tickets restaurants, chèques sur votre compte bancaire

Le lendemain ou dans les jours qui suivent la comptabilisation de votre ticket Z journalier, vous verrez apparaitre sur votre relevé bancaire :

  • le versement de vos recettes “carte bancaire”
  • la somme des tickets restaurants que vous avez déposés
  • le montant des chèques que vous avez déposés en banque.

Pour comptabiliser ces encaissements, il faut choisir le type d’opération “Encaissement Ticket Z” lors de l’import ou de la synchronisation bancaire, puis dans la fenêtre qui s’ouvre, ajuster les informations (type de recettes encaissées, et éventuellement ajouter les frais, par exemple les commissions bancaires sur les encaissements CB) comme ci-dessous :

Remarque : si vous avez des frais de commissions de 5 € sur vos encaissements CB ou tickets restaurants, vous devez indiquer le compte pour les frais 627000, avec taux de TVA = 0.0, par exemple.
Puis vous devez ajoutez les 5 € de commissions dans la case “Montant selon le ticket Z” au-dessus.
Ainsi 155 € dans la case “Montant selon ticket Z” moins 5 € de commissions (compte 627000) font bien 150 € d’encaissement CB.

NB : Si vous comptabilisez vos opérations bancaires manuellement, il faut aller dans le menu Compta > Saisie recettes > Encaissement Ticket Z

4. Comptabiliser les dépôts d’espèces en banque

Dans le cadre de votre activité de restauration, vous encaissez certainement une partie de vos recettes en espèces, que vous conservez dans un tiroir caisse, avant de déposer ces espèces en banque. A chaque fois qu’un dépôt d’espèces apparait sur votre relevé bancaire vous devez le comptabiliser en sélectionnant le type d’opération “Retrait Dépôt Espèces”.
Cela créé deux écritures pour chaque dépôt car ce mouvement doit transiter par un compte 580000 (en savoir plus).

NB : Si vous comptabilisez vos opérations bancaires manuellement, il faut aller dans le menu Compta > Saisie périodique > Retrait Dépôt Espèces

5. Fin du mois : rapprochement bancaire et déclaration de TVA CA3 (si régime normal)

Nous venons de voir l’ensemble des opérations comptables à effectuer lorsque vous tenez la comptabilité d’un restaurant. Pour le reste des opérations à comptabiliser, utilisez l’import bancaire ou la connexion bancaire.
Nous vous recommandons de cliquer sur les liens ci-dessus pour voir les tutoriels vidéos.

En fin de mois vous devez simplement faire votre rapprochement bancaire pour vérifier que votre solde bancaire dans ZEFYR est correct. Voir la vidéo sur le rapprochement bancaire.

Enfin, si vous êtes en régime normal de TVA, vous devez déclarer votre TVA mensuellement en passant par le menu Compta > Saisie périodique > Déclaration TVA Automatique CA3. Voir la vidéo sur la déclaration de TVA.