Comptabilisation d’un dépôt ou retrait d’espèces

 

Nous allons voir dans cet article comment s’effectue la comptabilisation d’un dépôt ou retrait d’espèces.

Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez être amené à payer en espèces ou faire un retrait pour activer votre carte bancaire professionnelle.
Lorsque vous êtes commerçant, vous pouvez aussi retirer des espèces pour constituer votre fond de caisse, et bien sûr, déposer en banque les espèces que vous avez encaissées.

Nous allons voir ici comment comptabiliser ces deux opérations : retrait et dépôt d’espèces.

1. Retrait d’espèces

Retirer de l’argent de votre compte bancaire professionnel vous permet ensuite de faire des paiements en espèces. Lorsque vous faites un retrait d’espèces, l’argent va de la banque vers la “caisse”. En réalité, l’argent  retiré est mis dans un tiroir-caisse ou simplement dans un portefeuille.

En comptabilité le compte caisse est le compte 531000.
Dans ZEFYR, pour comptabiliser un retrait d’espèces il faut aller dans le menu Compta > Saisie périodique > Retrait Dépôt Espèces, puis cochez “retrait”.

La particularité d’un retrait d’espèces est qu’il génère deux écritures comptables. L’écriture ne met pas face à face les comptes 512000 “Banque” et 531000 “Caisse”. L’opération transite sur le compte  580000 “Virement interne”.
Idem pour un dépôt d’espèces : deux écritures sont générées.

Voici par exemple les deux écritures comptables générées pour un retrait d’espèces de 100 € de votre compte bancaire (512000) vers la caisse (531000).

Débit Crédit
512000 Compte Banque 100
580000 Virement interne 100
Débit Crédit
580000 Virement interne 100
531000 Compte Caisse 100

Après avoir comptabilisé ce retrait d’espèces, le compte 531000 “caisse” devient débiteur dans la balance générale (Finance > Balance générale).

Vous pouvez ensuite effectuer des achats et des paiements en espèces. Par exemple, vous achetez des fournitures de bureau pour 60 € et vous payez en espèces. Dans ZEFYR il faut comptabiliser cet achat dans le menu Compta > Saisie courante > Paiement Comptant, en sélectionnant, en haut, le compte 531000 “Caisse” à la place du compte  512000 “Banque”.

L’écriture comptable générée est la suivante :

Débit Crédit
531000 Compte caisse 60
606300 Fournitures  50
445660 TVA (déductible)  10

2. Dépôt d’espèces

Vous pouvez être amené à encaisser des factures en espèces, ou plus généralement, vous encaissez une partie de vos recettes en espèces lorsque vous êtes commerçant. Par la suite, vous déposez ces espèces sur votre compte bancaire.
Pour comptabiliser un dépôt d’espèces dans ZEFYR, vous devez aller dans le menu Compta > Saisie périodique > Retrait Dépôt Espèces, puis cochez “dépôt”.

Comme pour les retraits, chaque dépôt d’espèces génère deux écritures comptables qui transitent par le compte 580000 “Virement interne”. Voici par exemple les écritures générées lorsque vous déposez en banque 250 € d’espèces :

Débit Crédit
531000 Compte Caisse 250
580000 Virement interne 250
Débit Crédit
580000 Virement interne 250
512000 Compte Banque 250

Dans ZEFYR menu Compta > Saisie Périodique > Retrait Dépôt Espèces. Les deux écritures sont automatisés, ce qui vous simplifiera la gestion comptable de la caisse.