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Comptabilisation des chèques ou prélèvements impayés

20/11/2017 • Posted By Zefyr

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Quelle démarche suivre pour tenir sa comptabilité lorsque vous avez un chèque refusé ou un prélèvement impayé?
Il existe quatre cas de figures et autant de méthodes comptables.

cheque-impaye

1. Le Chèque impayé correspond à un encaissement comptant :

Vous avez reçu d’un client un chèque de 120 € que vous avez déposé en banque. Vous avez comptabilisé l’opération comme une vente au comptant (dans ZEFYR, menu Compta > Saisie Courante > Encaissement Comptant).

L’écriture de comptabilisation est la suivante :

Débit Crédit
707000 Compte vente marchandises 100
445780 Compte de TVA à 20% 20
512000 Compte banque 120

 

Puis 10 jours après votre banque vous retire 120 € au motif que votre chèque est revenu impayé. Dans ce cas, vous saisissez l’opération inverse (menu Compta > Saisie Courante > Encaissement Comptant puis option remboursement).

L’écriture comptable est passée en inverse et l’opération est donc annulée.

2. Le chèque impayé ou le prélèvement refusé correspondent à une facture comptabilisée et encaissée :

Vous avez créé une facture client et vous l’avez comptabilisée dans ZEFYR en utilisant le menu Facturation > Impression Modification Comptabilisation  puis en cliquant sur l’icône “+”.

Puis vous avez effectué un encaissement en passant par le menu Facturation > Encaissement Facture puis en cliquant sur l’icône “+”.

Lorsque vous recevez l’impayé, il faut aller dans le menu : Compta / Opérations Experts / Rejet de paiement, puis indiquer le numéro de l’écriture d’encaissement qui a été refusée puis annuler. Cette opération d’annulation est totalement automatisée.

Par la suite lorsque le chèque ou le prélèvement est accepté vous pouvez simplement re-compatibliser l’encaissement de la facture avec le menu “Encaissement facture”.

4. Le chèque refusé correspond à une facture comptabilisée et encaissée mais qui ne sera pas payée

Méthode 1 : faire un avoir

Cette méthode est recommandée pour maintenir la cohérence de la TVA.

Vous faites un avoir pour le même montant que vous comptabilisez de façon classique dans ZEFYR.
Cette comptabilisation annulera la facture initiale.

Puis vous effectuez le remboursement de cet avoir, ce qui correspond au chèque refusé.

Comptabilisation de l’avoir (annule la facture initiale)

Débit Crédit
411000 Compte client 120
445780 Compte de TVA à 20% 20
707000 Compte de vente 100

 

Remboursement de l’avoir (correspond au chèque ou prélèvement refusé).

Débit Crédit
411000 Compte client  120
512000 Compte banque 120

 

Méthode 2 : utiliser le compte 654000 (non recommandée)

Vous préférez utiliser le compte 654000 de pertes pour créances non recouvrables.

Par rapport à la méthode 1, la différence est que vous utilisez un compte de charges (654000) et non un compte de vente (707000) et donc le compte 654000 permet de bien identifier qu’il s’agit de pertes.
Pour comptabiliser cette opération il faut utiliser le menu : compta > opérations experts > saisie au kilomètre. Il faut aussi faire attention à la TVA et bien vérifier que la TVA sera déduite lors de la prochaine déclaration.

Comptabilisation de la perte (annule la facture initiale)

Débit Crédit
411000 Compte client 120
654000 Compte de perte 100
445780 Compte de TVA à 20% 20

 

Remboursement de la perte (correspond au chèque refusé), de la même façon il faut faire cette opération via le menu : ” saisie au kilomètre ”

Débit Crédit
411000 Compte client  120
512000 Compte banque 120

 

 

 




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