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Comptabiliser une note de frais et son remboursement

23/09/2015 • Posted By Zefyr

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Dans le cas d’une société de type SARL, EURL, SA… un associé peut payer des frais pour le compte de la société. Il pourra ensuite se faire rembourser ces avances. Voici le mode d’emploi pour comptabiliser une note de frais associé puis son remboursement.

 

1. Frais de création de la société

Souvent, l’associé avance les frais de création de la société. Les frais a payé à la création sont le CFE, la publication légale etc. Pour comptabiliser une note de frais associé payée avant la création de la société, vous pouvez utiliser le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Comptant dans le logiciel ZEFYR. Pensez à indiquer le compte associé comme payeur. Vous devez utiliser le compte 622700 – Frais d’actes.

L’écriture de comptabilisation de la note de frais (générée automatiquement) sera du type :

En comptabilité Débit Crédit
455000 Compte associé 120
622700 Frais d’actes (annonce légale) 100
445660 TVA 20

 

Remarque : Le compte associé est créditeur. L’entreprise lui doit de l’argent. La date de saisie doit être la date de création de la société, et non la date des factures. Car la date de facture est souvent antérieure à la date de création.

Par la suite vous pouvez vous faire un remboursement d’une partie des frais avancés (50 € par exemple). Dans ZEFYR utilisez le menu Compta > Saisie Courante > Remboursement Avance Associé. Le montant du remboursement peut-être inférieur ou égal au montant avancé par l’associé. Dans tous les cas, il ne peut être supérieur au montant avancé.

comptabiliser une note de frais associé 2

 

2. Comptabiliser une note de frais associés et son remboursement : déplacement pro, restaurant, hôtel…

Vous pouvez saisir vos notes de restaurant ou d’hôtel si elles sont liées à l’activité de l’entreprise. Vous pouvez les comptabiliser une par à une (méthode 1), ou en les regroupant (méthode 2).

Méthode 1 : Frais élevés mais peu fréquents

Vous saisissez vos notes via le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Comptant. En saisissant, vous indiquez l’associé comme payeur et non la banque. Le compte à utiliser le 625700 pour des frais d’invitation et de réception. Et utilisez le compte 625100 pour des frais de déplacement.

Pour comptabiliser une note de frais associés, il faut passer l’écriture suivante :

En comptabilité Débit Crédit
455000 Compte associé 120
625700 Frais de réception 100
445660 TVA 20

 

Le remboursement s’effectue toujours avec le menu Compta > Saisie Courante > Remboursement Avance Associés.

Si vous remboursez seulement 50 € de la note, l’écriture de comptabilisation du remboursement sera :

En comptabilité Débit Crédit
512000 Banque 50
455000 Compte courant de l’associé 50

Méthode 2 : Nombreux frais d’un petit montant

Vous pouvez regrouper vos notes et utiliser le menu Notes de Frais > Création Notes de Frais dans le logiciel ZEFYR.
Il existe des types de frais par défaut tels que notes de frais restaurant, hôtel etc. Vous pouvez créer autant de lignes que vous le désirez.

Puis vous comptabilisez votre note de frais. Utilisez le menu Notes de Frais > Impression Modification Comptabilisation. Supposons que vous fassiez un regroupement de frais sur un mois par exemple pour un montant de 240 €.

L’écriture comptable générée est du type :

En comptabilité Débit Crédit
455000 Compte associé 240
625700 Frais de réception 200
445660 TVA 40

 

Le Conseil ZEFYR : Cette méthode est recommandée pour des petits frais fréquents : taxi, parking, métro, bus…

Une fois votre note de fais enregistrée dans ZEFYR et comptabilisée, vous pourrez vous rembourser. Soit vous remboursez le montant total de la note de frais en utilisant le menu Notes de Frais > Paiement Notes de Frais. Soit vous remboursez une partie en utilisant le menu Compta > Remboursement Avance Associé.

Remarque : La différence principale entre associé et salarié est qu’un salarié doit être remboursé du montant total de la note.

 

3. Cas des frais kilométriques (voiture personnelle ou société)

Pour comptabiliser une note de frais associé kilométrique, il faut utiliser le menu Note de Frais > Création Notes de Frais Kilomètres. Puis indiquez les kilomètres ainsi que la destination et le client. L’écriture de comptabilisation sera automatiquement générée. Le remboursement se fera par l’une ou l’autre des méthodes explicitées ci-dessus.

 




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