Comptabiliser un acompte client ou une avance

Dans cet article nous allons voir comment comptabiliser un acompte client ou une avance. Comment gérer une somme que votre client vous verse avant que vous l’ayez facturé.

Nous allons d’abord définir ces deux termes pour bien comprendre la petite différence qu’il y a entre un acompte et une avance. Il est important de rappeler qu’acompte et avance sont tous les deux des sommes versées par le client avant que vous ayez créé la facture définitive pour ce client.

Une avance est versée avant le commencement de « l’exécution » de la commande, autrement dit avant de début de la prestation (ou de la livraison).
Un acompte, quant à lui, est versé par le client une fois que la commande a commencé à être exécutée, donc une fois que la prestation (livraison) a démarré (mais avant d’avoir établi une facture définitive pour ce client).

Comptablement, une avance ou un acompte sont traités de la même manière. Vous procéderez de la même manière sur ZEFYR, et cela génèrera la même écriture comptable, qu’il s’agisse d’un acompte ou d’une avance.

Créer un acompte/une avance client sur ZEFYR : 2 méthodes possibles

Pour simplifier, dans la suite de l’article, nous allons parler d’acompte, mais la marche à suivre est identique pour une avance client.

La première méthode, la plus fréquente : vous comptabilisez directement l’encaissement de l’acompte sur ZEFYR.
La seconde méthode consiste à créer d’abord la facture d’acompte à votre client, puis à encaisser l’acompte dans un deuxième temps.

Méthode 1 : Vous encaissez l’acompte directement

Vous avez demandé à votre client de vous verser un acompte de 240 € TTC dans le cadre de la prestation que vous réalisez.
Vous venez de recevoir cet acompte de 240 € sur votre compte bancaire.

Vous devez le comptabiliser via le menu Facturation > Encaissement clients, et vous cliquez sur le bouton bleu en haut « Encaissement Acompte ».

Vous devez indiquer le nom du client, le montant de l’acompte TTC, le taux de TVA (toujours l’indiquer, si vous êtes assujetti à la TVA). Remplissez les autres informations puis valider.

Si vous faites la synchronisation ou l’import bancaire, vous devez choisir le type d’opération : Encaissement clients puis cliquer sur « Encaissement acompte ».

NB : Si nécessaire vous pouvez ajouter des frais bancaires ou des commissions déduites directement du versement de l’acompte.

Rappel : La TVA est sur les débits si vous vendez des marchandises. Elle est sur les paiements/encaissements si vous vendez des services.

Méthode 2 : Vous créez d’abord la facture d’acompte

Vous avez demandé à votre client de vous verser un acompte d’un montant assez important : 1 200 €.
Avant de payer votre client souhaite que vous lui envoyiez une facture d’acompte.

Vous créez la facture d’acompte dans le menu Facturation > Factures avoirs devis > Acompte.

Ensuite vous pouvez retrouver votre facture d’acompte dans le menu Facturation > Mes documents clients. Cliquez sur l’icône loupe pour la visualiser et l’envoyer à votre client.

Puis vous comptabilisez l’encaissement de cet acompte dans le menu Facturation > Encaissement clients, puis vous cliquez sur le bouton en haut « Encaissement acompte ». Ensuite vous cochez simplement la référence de la facture d’acompte que vous avez créée précédemment, dans notre exemple : FA-2022-07-1. Vous vérifiez les informations, notamment la date, et vous validez.

Lorsque vous comptabilisez l’encaissement d’un acompte client l’écriture générée est la suivante :

		Débit	Crédit
411000	Compte client Derida		1 200
512000	Compte bancaire professionnel	1 200

Créer la facture définitive et lier l’acompte

Reprenons l’exemple ci-dessus du client Derida qui vous a versé un acompte de 1 200 €. Quelques jours ou semaines plus tard, vous avez suffisamment d’informations pour établir à ce client une facture définitive.

Vous créez la facture dans le menu Facturation > Factures avoirs devis > Facture. Lorsque la facture est prête à être envoyée à votre client, vous la comptabilisez dans le menu Facturation > Mes documents clients, en cliquant sur l’icône + sur la ligne où se trouve votre facture.
Ici la facture définitive est de 6 000 €.

Une fois que vous avez comptabilisé la facture définitive, vous pouvez lier la facture et l’acompte. Ce lien permet de faire apparaître sur la facture PDF le montant de l’acompte qui a déjà été versé. Pour faire le lien, allez dans le menu Facturation > Encaissement clients, et cliquez sur l’icône « lien » (sur la ligne correspondant à votre facture).

Puis cocher la référence de l’acompte et valider le lien.

Une fois que la facture définitive et l’acompte sont liés, vous voyez que dans le menu Encaissement clients, ZEFYR indique que 1 200 € ont déjà été payés et qu’il reste 4 800 € à payer.

Si vous visualisez la facture définitive vous voyez que le montant de l’acompte déjà versé par le client s’affiche.

Vous savez donc comment comptabiliser un acompte client sur ZEFYR. Pour comptabiliser le solde restant dû vous devez passer par le menu Facturation > Encaissement clients.