Comment conserver vos justificatifs ?

 

Dans cette article nous vous proposons la meilleure méthode pour conserver vos justificatifs.

Lorsque vous faites votre comptabilité, certaines applications ou logiciels vous proposent de télécharger vos justificatifs, c’est à dire de les joindre à vos écritures comptables.

Ainsi pour chaque écriture vous pouvez ajouter en pièce jointe le justificatif correspondant.
Cette méthode parait efficace, pourtant c’est une réelle perte de temps et nous allons vous proposer, ici, une alternative adaptée et bien moins chronophage.

Quels sont les justificatifs à conserver ?

En cas de contrôle fiscal, le contrôleur vous demandera de lui fournir votre FEC. Dans ZEFYR vous pouvez l’exporter dans le menu Compta > Opérations expert > export FEC.

Ensuite vous devrez fournir certains justificatifs (factures, tickets) correspondant à une courte liste d’écritures comptables établie par le contrôleur fiscal.

Par exemple :

  • écriture 34 : écriture d’achat, correspondant à une facture de votre fournisseur HAMMER (sous-traitant pour le transport de vos marchandises). Facture de 848 € le 23.03.2021
  • écriture 55 : écriture de banque, prélèvement de votre abonnement téléphonique ORANGE. Facture de 39.90 € le 05.04.2021
  • écriture 62 : écriture de vente, facture que vous avez faites à votre client ARMOR à qui vous avez vendu des marchandises. Facture de 1400 € le 12.04.2021
  • écriture 79 : écriture OD (opérations diverses), note de frais pour une invitation au restaurant. Vous avez invité un de vos clients au restaurant et payé avec votre carte bancaire perso.

Les justificatifs à conserver sont donc :

  • Toutes les factures que vous avez payées (achats et frais), que ce soit des biens ou des services (Orange, Amazon, Microsoft, Apple, etc.)
  • Tous les tickets de carte bancaire (achats chez un commerçant, frais de déplacements, etc.)
  • Toutes vos factures clients qui sont dans Zefyr (si vous faites vos factures clients via le menu Facturation) ou bien sur votre logiciel dédié (plateforme e-commerce ou boutique en ligne) si vous n’utilisez pas Zefyr.
  • Il faut aussi conserver les fiches de paie et les DSN (que vous les fassiez dans Zefyr ou non), les documents fournis par l’URSSAF si vous n’êtes pas salarié, les déclarations de TVA, liasses fiscales et autres taxes éventuelles (IS, CFE, TVS, etc.) que vous retrouvez aussi sur impots.gouv.fr

La meilleure méthode de conservation des justificatifs

L’expérience des utilisateurs de Zefyr au fil des ans a montré que la meilleure méthode pour conserver vos justificatifs est la suivante :

  1. Vous faites la distinction entre les justificatifs que vous avez au format papier (tickets CB et factures fournisseurs que vous recevez par courrier) et les justificatifs que vous recevez au format numérique (essentiellement les factures PDF, le plus souvent envoyées par mail).
  2. Vous conservez vos justificatifs mois par mois.
    Donc concrètement vous créez un dossier par mois sur votre ordinateur ou sur un espace de stockage en ligne (Dropbox, Google Drive, Tresorit).
    Et vous utilisez un classeur et des pochettes, avec une pochette pour chaque mois.

Conserver vos justificatifs papier

En cas de contrôle, il sera facile de vous y retrouvez.
Par exemple si le contrôleur vous demande le justificatif de l’écriture 34 : facture de votre fournisseur HAMMER de 848 € le 23.03.2021, vous pouvez simplement ouvrir votre dossier « Mars 2021 » sur votre ordinateur, classer les fichiers par date et retrouver la facture.

Si la facture est au format papier, vous la trouverez dans la pochette Mars 2021 de votre classeur. Nous vous recommandons d’ajouter les justificatifs papier au fur et à mesure du mois dans votre pochette, pour qu’ils soient déjà classés par date.

Alternative : opter pour le tout numérique

Il existe une alternative si vous préférez avoir tous vos justificatifs en PDF, qui consiste à scanner tous les justificatifs papier. De cette manière vous aurez tout au même endroit. C’est également une méthode efficace pour éviter que les tickets CB ne s’effacent, ce qui arrive souvent au fil du temps.

Et pour les notes de frais ?

La méthode que nous venons de décrire concerne tout ce que vous avez payé avec le compte bancaire professionnel (compte 512xxx en comptabilité).
Pour les notes de frais, c’est à dire les frais professionnels que vous avez payé avec votre compte perso, vous pouvez utiliser la même méthode. Donc vous aurez deux dossiers sur votre ordinateur ou drive, et deux classeurs différents.