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Refacturation des frais de déplacement

19/10/2015 • Posted By Zefyr

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Si vous effectuez des déplacement pour le compte de votre client, voici comment effectuer la refacturation de ces frais de déplacement :

Supposons que vous ayez les frais suivants pour une mission de 3 jours :

  • Location voiture :   150 € HT (TVA à 20%)  = 180 € TTC
  • Hôtel :                      300 € HT (TVA à 10%) = 330 € TTC
  • Restaurant :            100 € HT (TVA à 20%) = 120 € TTC

Vous avez donc payé : 630 € TTC.

Remarque : La TVA sur la location de voiture n’est pas récupérable (idem pour les billets de train ou d’avion).

refacturation-frais-deplacement

 

1. Comptabilisation des frais de déplacement

1.1  Vous avez payé avec votre argent personnel

Si, en tant qu’associé ou employé, vous avez payé vos frais de déplacement avec votre argent personnel, vous devez créer une note de frais :

 TVA  Total HT  Total TTC
Location voiture  0 €  180 €  180 €
Hôtel  30 €  300 €  330 €
Restaurant  20 €  100 €  120 €

 

Dans ZEFYR, vous créez une note de frais globale avec les différents types de frais (Hôtel TVA 10%, Restaurant TVA 20%, Location voiture TVA 0%). Le menu à utiliser est Notes Frais > Notes de Frais.

capture-refacturation-frais-deplacement-client-2017

 

 

Ensuite, dans ZEFYR il faut aller dans le menu Notes Frais > Notes de Frais Impression Comptabilisation, et cliquer sur l’icône + pour comptabiliser la note de frais. L’écriture comptable suivante est générée automatiquement :

Débit Crédit
455000 Compte de l’associé  630
613500 Location de voiture 180
625100 Fais de déplacement 400
445660 TVA déductible sur achats 50

Remarque : s’il s’agit d’un employé le compte 455000 est remplacé par le compte 428600. Pour les entrepreneurs individuels et les professionnels libéraux, l’équivalent du compte 455000 est le compte 108000.

1.2  Vous avez payé avec l’argent de votre société

Si vous avez payé vos frais de déplacement avec le compte bancaire de votre société, vous devez comptabiliser cette dépense dans le menu Compta > Saisie courante > Paiement comptant :

Débit Crédit
512000 Compte bancaire de la société  630
613500 Location de voiture 180
625100 Fais de déplacement 400
445660 TVA déductible sur achats 50

2. Refacturation auprès de votre client de ces frais

Vous avez donc déboursé 630 € de frais, mais l’État vous rembourse les 50 € de TVA, donc vous avez réellement dépensé 580 €.

Il faut refacturer à votre client le montant de 580 € HT, en y appliquant un taux de TVA de 10%.
Le compte à utiliser pour les frais refacturés est le 708510.

Si vous faites une facture client (menu Facturation dans ZEFYR), il faut d’abord créer une catégorie de services-prestations que vous appelez “Refacturation”, par exemple.
Dans ZEFYR il faut aller dans le menu Facturation > Catégories : Services prestations. Lorsque vous créez cette catégorie, vous l’associez au numéro de compte existant 708510.

Puis dans cette catégorie “Refacturation”, vous créez un Service-Prestation que vous appelez “Refacturation des frais de déplacement”, par exemple. Dans ZEFYR il faut aller dans le menu Facturation > Services Prestations.

Ensuite lorsque vous créez votre facture dans ZEFYR, vous sélectionnez cette référence “Refacturation des frais de déplacement” et vous indiquez le prix et le taux de TVA adéquats.

Si vous facturez avec un taux de 10%, votre client vous versera 580 € + (580 € x 10%) = 638 €
Puis vous devrez reverser à l’État le montant de 58 € au titre de la TVA collectée, et au bilan vous aurez été effectivement remboursé par votre client du montant exact de vos frais : 580 €.

En ce qui concerne votre client, l’opération est totalement conforme et transparente, car il se fait rembourser le montant de 58 € de TVA par l’État.

Important : Notez que le taux de TVA appliqué n’influe pas, vous pourriez appliquer un taux de 20%.

 




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