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Qu’est ce qu’une note de frais ? Dans quel cas faut-il en faire une ?

19/04/2017 • Posted By Zefyr

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Qu’est-ce qu’une note de frais ?

On parle de note de frais, dans le cas où l’associé (ou l’employé) a payé avec sa carte bancaire personnelle, ou avec ses fonds personnels (et uniquement dans ce cas).

Par exemple : un repas d’affaire, dont l’addition de 120 € TTC a été payée par un associé de la société, au moyen de sa carte bancaire personnelle. L’associé pourra faire une note de frais de 120 €.

Dans quel cas faut-il faire une note de frais ? Et comment comptabiliser le remboursement de cette note de frais, lorsque vous êtes associé ?

En tant qu’associé, vous pouvez inviter un client au restaurant et payer avec votre carte bancaire personnelle. Vous pouvez aussi faire un achat de fourniture de bureau pour l’entreprise avec votre carte bancaire personnelle. Vous pouvez faire une note de frais pour ce type de dépense. L’entreprise devra vous rembourser par la suite ces notes de frais associé.

 

1. Saisie de la note de frais

Dans le cas d’une note de frais payée par un associé directement avec sa carte bancaire personnelle, il y a deux écritures comptables à passer. La première pour enregistrer l’avance faite par l’associé :

Débit Crédit
455000  Compte courant de l’associé 120
627000  Compte de frais de réception  100
445660  Compte de TVA déductible  20
  • Au débit on trouve les frais de réception (100 €) et la TVA déductible (20 €).
  • Le compte associé est au crédit car l’entreprise doit à cette associé les 120 €.

Dans ZEFYR la gestion des notes de frais est simplifiée via le menu Note de frais :
– Menu Note de Frais > Création note de frais, pour créer une note de frais
– Menu Note de Frais > Impression modification comptabilisation, pour comptabiliser la note de frais
– Menu Note de Frais > Paiement note de frais, pour comptabiliser le remboursement de cette note de frais

 

 

2. Remboursement de l’associé

L’entreprise devra ensuite rembourser cette avance. Ce remboursement se traduit par l’opération comptable suivante :

Débit Crédit
455000  Compte courant de l’associé  120
512000  Banque 120

Lors du remboursement de l’associé par l’entreprise, le compte associé passe au débit, et le compte bancaire de l’entreprise passe au crédit.

3. Schéma récapitulatif

#MondayBrief 8 : Notes de frais associé et remboursement

  • Au final, à l’issue des deux écritures, le solde du compte associé est nul.
  • Le raisonnement est valable aussi dans le cas d’un paiement par chèque, espèces ou tout autre moyen de paiement.
  • Attention : Dans le cas d’un paiement via la carte bancaire de l’entreprise, l’associé ne doit pas faire de note de frais. On parle dans ce cas de paiement comptant. Voir l’article : Comptabilisation d’un paiement comptant.

Le Conseil ZEFYR : L’associé doit bien conserver les justificatifs de paiement. Ces derniers pourront vous être demandé lors d’un contrôle fiscal.

 




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