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Premières saisies comptables dans ZEFYR

01/10/2014 • Posted By Zefyr

Soyez malin : faites votre comptabilité vous-même avec ZEFYR !

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Vous démarrez votre activité et vous souhaitez utiliser ZEFYR !
Voici un aperçu détaillé des premières saisies comptables que vous serez amené à effectuer dans ZEFYR.

Cet article concerne tous les utilisateurs ZEFYR qui ont récemment créé leur entreprise. Il peut s’agir d’une entreprise individuelle ou d’une société (SARL, EURL, SASU, SAS, etc.).

Avant de saisir, vous devez paramétrer votre compte. Si ce n’est pas fait, consultez l’article Premiers Paramétrages.

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1. Premières saisies : les écritures de type “Paiement Comptant”

Pour saisir un “Paiement Comptant” dans ZEFYR, allez dans le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Comptant.

1. Prenez votre premier relevé bancaire. Comme votre entreprise démarre, vous devez avoir un solde nul en haut du relevé.

2. Si votre entreprise est une société, la première ligne du relevé est le capital social. Allez dans le menu Compta > Modification Écritures. Vous retrouvez l’écriture de capital social créée lors des Premiers Paramétrages.

3. Puis, sur votre relevé bancaire, passez à la deuxième ligne.
Remarque : si votre entreprise n’est pas une société, vous n’avez pas de capital social. Prenez alors la première ligne de votre relevé.

Exemple : Supposons que cette ligne corresponde à des frais bancaires. Allez dans le menu Compta > Saisie Courante > Paiement comptant.

  • Indiquez la date (tapez 0104 pour le 01.04.2016). Puis utilisez la touche TAB pour passer au champ suivant.
  • Indiquez le montant des frais et appuyer sur la touche TAB.
  • Pour trouver le compte correspondant aux frais bancaires, tapez “BAN” dans le champ “n° compte”. Le compte 627000 va apparaître. Sélectionnez-le.
  • Mettez le taux de TVA : en général 0% pour les frais bancaires.
  • Validez. Vous avez créé votre première écriture comptable.

Pour visualiser l’écriture comptable générée par ZEFYR, allez dans le menu Compta > Saisie Courante > Modification écritures.

Vous devez donc saisir une écriture pour chaque ligne de votre relevé. Chaque écriture pourra être saisie au moyen des menus de ZEFYR. Dans certains cas, une écriture comptable pourra correspondre à deux lignes de votre relevé.

Pour aller plus vite, vous pouvez utiliser le menu Compta > Saisie Courante > Import Opérations Bancaires Rapide. Vous pouvez visionner le tutoriel vidéo Import rapide des opérations bancaires dans ZEFYR.

 

2. Saisie des frais de création

Vous avez payé des frais les frais de création de votre entreprise. Allez dans le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Comptant (en utilisant le compte associé/exploitant au lieu du compte bancaire principal).
En général ces frais sont payés par l’associé (ou l’exploitant s’il ne s’agit pas d’une société) avec son compte personnel. Vous pouvez les inclure dans la comptabilité en utilisant le menu “Paiement Comptant”. A la place du compte banque : 512xxx, vous sélectionnerez le compte associé 455xxx (pour une société). S’il ne s’agit pas d’une société, vous choisirez alors le compte exploitant 108000.

Remarque : il faut saisir les frais de création à la date de création de l’entreprise (même si ceux-ci vous ont été facturés avant la date d’immatriculation de l’entreprise).

 

3. Saisie des opérations courantes : achats/ventes

Lors des premières saisies, vous serez surement amené à saisir des opérations d’achat/vente.

Gérer ses fournisseurs

On appelle fournisseur une entreprise/un individu qui vous fournit un bien/service et que vous ne payez pas “comptant”. Vous avez alors un délai de paiement de 10 jours ou plus. Pour la saisie d’une facture fournisseur que vous venez de recevoir, utilisez le menu Compta > Saisie Courante > Facture Fournisseur.

Une fois que la facture fournisseur est saisie, vous devrez la payer. Pour comptabiliser le paiement d’une facture fournisseur, utilisez le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Facture. Voir aussi : Payer une facture fournisseur en plusieurs fois.

Conseil ZEFYR : Utilisez le plus possible le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Comptant. Évitez de créer des fournisseurs.

Vente d’un bien/service

D’abord vous devez créer une facture de vente. Passez par le menu Facturation > Création Facture, avoir, devis. Voir la vidéo Créer une facture.

Ensuite, procédez à la comptabilisation de l’encaissement de cette facture client. Pour cela, allez dans le menu Facturation > Encaissement Facture Avoir Acompte. Ce menu vous permet aussi de comptabiliser encaissement d’un acompte client, le paiement d’un avoir client…

4. Saisie des opérations courantes : banque/associé/employé

Retrait/dépôt d’espèce

Vous retirez/déposez de l’argent en espèces sur le compte bancaire “société” ? Vous devez saisir ce retrait via le menu Compta > Saisie Périodique > Retrait/Dépôt d’Espèces. Plus d’infos sur le Retrait/Dépôt d’Espèces.

Avance et remboursement de l’associé/exploitant

Cas d’une société uniquement : Allez dans le menu Compta > Saisie Courante > Avance Remboursement Associé et Tiers. Ce menu permet de saisir une avance, par un associé, sur le compte bancaire de la société. C’est le cas lorsque la société a besoin de trésorerie. Ce menu permet de saisir ensuite le remboursement d’une avance faite par un associé.

Cas d’une entreprise BNC (non société) : menu Compta > Saisie Courante > Dépôt Personnel et Prélèvement Personnel. Ce menu permet de saisir un dépôt par l’exploitant sur le compte bancaire de l’entreprise. Ce menu permet aussi de saisir le remboursement d’un dépôt effectué par l’exploitant.

Cas d’une entreprise BIC (non société) : menu Compta > Salaires et Social > Dépôt Exploitant et Prélèvement Exploitant. Ce menu permet de saisir un dépôt par l’exploitant sur le compte bancaire de l’entreprise. Ce menu permet aussi de saisir le remboursement d’un dépôt fait par l’exploitant.

Notes de frais

Pour saisir une note de frais, utilisez le menu Notes de Frais > Création Notes de Frais. Vous pouvez regarder la vidéo Saisie des Notes de Frais pour en savoir plus.

Que se passe-t-il lorsque votre entreprise a payé cette note de frais ?
La comptabilisation du paiement des notes de frais se fait via le menu Notes de Frais > Paiement Notes de Frais.

Remarque : Le paiement d’une note de frais correspond au virement effectué depuis le compte de la société/entreprise vers le compte de l’associé/employé.

Au final, vous retrouverez toutes vos écritures dans le menu Compta > Modification écritures. Voir l’article Retrouver une écriture comptable dans ZEFYR

 




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