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Notes de frais : avances et remboursements des associés

25/02/2015 • Posted By Zefyr

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Comment comptabiliser les avances effectuées par les associés pour la société. Puis comment comptabiliser le remboursement de ces avances ?

 

1. Avances des associés

Dans de nombreux cas, les associés achètent du matériel, payent des factures téléphoniques etc. avec leur carte bancaire personnelle ou avec leur chéquier personnel. Ils peuvent aussi effectuer un dépôt d’espèces ou de chèques directement sur le compte bancaire de la société. Dans ces deux cas, on parle d’avances associé.

Dans la suite, nous allons utiliser le compte bancaire 455001 comme le compte de l’associé.

1.1. Achat avancé par un associé

La comptabilisation du premier cas se fait dans ZEFYR via le menu Compta > Saisie Courante > Paiement Comptant en précisant le compte associé (et non pas la banque) et en cochant la case “paiement”.

Exemple : Achat de fourniture de papeterie pour 100 €. Vous allez utiliser le compte 606400.
L’écriture comptable est donc du type :

En comptabilité Débit Crédit
606400 Compte comptable papeterie 100
445660 Compte de TVA déductible  20
455001 Compte associé 120

 

1.2. Dépôt bancaire fait par l’associé

La comptabilisation du second cas se fait dans ZEFYR via le menu Compta > Saisie Courante > Avances Remboursement Associés et Tiers. Précisez le montant et cochez la case “Avance : virement associé ou tiers sur le compte banque”.

Exemple : Pour un dépôt de 100 €, l’écriture comptable sera du type :

En comptabilité Débit Crédit
455001 Compte associé  100
512000 Compte banque 100

 

2. Remboursements des associés

2.1. Remboursement des frais avancés par l’associé

La société doit donc 120 € à l’associé. Pour se faire rembourser, il faut aller dans ZEFYR dans le menu Compta > Saisie Courante > Avances Remboursement Associés ou Tiers. Là, précisez le montant et cochez la case “Remboursement : virement du compte banque sur le compte associé ou tiers”.

L’écriture comptable est du type :

En comptabilité Débit Crédit
455001 Compte associé 120
512000 Compte banque 120

 

2.2. Remboursement du dépôt bancaire

Pour les remboursements des associés qui ont fait des dépôts, on procède de la même manière. Seul le montant change.

En comptabilité Débit Crédit
455001 Compte associé 100
512000 Compte banque 100

 

Conseil ZEFYR : Dans le cas d’un associé, le solde du compte doit toujours être créditeur (rappel : est au crédit ce que la société doit).

Bien entendu vous pouvez vous rembourser une partie ou toute la somme. Mais vous ne pouvez jamais rembourser plus que votre solde créditeur !

Si vous avez acheté pour la société : 100 € + 20 € + 10 €. A tout moment vous pouvez vous rembourser (chèque, retrait espèces …) n’importe quel montant entre 0 € et 130 €. Mais jamais plus que 130 €.

 




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