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Méthode pratique pour faire les notes de frais

26/02/2015 • Posted By Zefyr

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Les notes de frais sont les dépenses faites pour l’entreprise par les associés ou les employés.

notes de frais - restaurant

1. Comment reconnaitre une note de frais?

Exemple 1 : Vous achetez des fournitures de papeterie avec votre CB pour le compte de la société.

Exemple 2 : Vous êtes allé voir un prospect avec votre voiture personnelle à l’autre bout de la France.

Exemple 3 : Vous avez invité des clients ou futurs clients au restaurant avec votre CB personnelle.

Dans chacun de ces trois exemples, vous avez dépensé votre propre argent pour le compte de l’entreprise. Il faut donc inclure ses dépenses dans la comptabilité de l’entreprise et par la même occasion, il sera inscrit en comptabilité que l’entreprise vous doit de l’argent.

Conservez les originaux des factures dans le classeur achats ou notes de frais. Vous saisirez en comptabilité le montant et le type de dépenses lorsque vous ferez votre note de frais. Utilisez les comptes 606400 pour la papeterie, 625700 pour les invitations clients.

Conseil ZEFYR : Utilisez l’application dans ZEFYR dédiée aux notes de frais pour les entrer en comptabilité.

 

2. Méthode pratique pour faire ses notes de frais (hors frais kilométriques)

Les notes de frais peuvent être celles d’un employé ou d’un associé (SARL) ou de l’ exploitant (Entreprise Individuelle).

  1. Regroupez sur un mois ou quinze jours l’ensemble des notes de frais.
  2. Editez un tableau type excel ou word avec les notes de frais de la période réparties par catégorie: péages, restaurant, hotel, parking, papeterie… Pour les restaurants, précisez bien au dos de la note le nom du client et de sa société. Pour les restaurants, veillez à ce que la TVA soit bien mentionnée sur la note pour pouvoir la récupérer par la suite.
  3. Agrafez à cette feuille l’ensemble des justificatifs.
  4. Dans ZEFYR, allez dans le menu Notes Frais > Création Notes de Frais et saisissez les valeurs pour chaque type de frais.

 

3. Méthode pratique pour faire ses notes de frais kilométriques

Si un employé utilise sa voiture personnelle dans le cadre professionnel, il est en droit de demander une indemnité kilométrique.

Exemple : Comptabilisation de frais kilométrique dans le cas d’un employé d’une SARL.
Soit taux de remboursement au kilomètre de 0,30 €/km prévu par le barème pour le type de véhicule utilisé. Si l’employé a effectué 200 km de déplacement dans le cadre de son activité professionnelle, il pourra être indemnisé à hauteur de 60 €.

L’écriture comptable sera donc :

En comptabilité Débit Crédit
625100 Frais kilométriques voiture personnelle 60
428600 Salariés: Notes de Frais 60

 

Puis l’employé ou le salarié se fera rembourser et l’écriture sera la suivante :

En comptabilité Débit Crédit
512000 Banque 60
428600 Salariés: Notes de Frais 60

 

Dans ZEFYR, passez par le menu Notes Frais > Paiement Notes de Frais ou Paiement de Plusieurs NDF.

Le compte de l’employé/associé devient donc nul après les deux écritures : débit = crédit = 60 €.

Remarque : Les barèmes des taux de remboursement des frais kilométriques sont réévalués chaque année. Ils sont disponibles sur le site de l’URSSAF.

 

 

 




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