Comment générer les livres légaux obligatoires en un clic ?

 

Toute entreprise a pour obligation de tenir et de conserver ses livres légaux.
Les livres légaux sont utiles uniquement en cas de contrôle fiscal, plus rarement lors d’un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail.

Voici la liste des livres légaux obligatoires :

Livres comptables : Livre-journal et Grand livre,

Livre des assemblées générales : seulement pour les sociétés avec plusieurs associés.

Registre unique du personnel : pour les sociétés avec un salarié ou plus.

NB : le livre inventaire ne fait plus partie des livres comptables obligatoires depuis le 01 janvier 2016 (ord. 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, JO du 24 juillet 2015).

1. Les livres comptables

Depuis 2011, la loi vous autorise à tenir les livres comptables en version numérique, au moyen d’un logiciel de comptabilité.

Si vous choisissez ZEFYR, tous vos livres comptables sont générés automatiquement !
ZEFYR permet d’exporter aussi automatiquement le FEC (fichier des écritures comptables), qui vous sera demandé en cas de contrôle fiscal.

Où les trouver dans ZEFYR ?

  • Le Livre-journal dans le menu Compta > Edition-Impression > Journal Auxiliaire (sélectionner “tous les journaux”)
  • Le Grand livre dans le menu Compta > Edition-Impression > Grand Livre Général

2. Le livre des assemblées générales.

En SARL, vous devez tenir au moins une assemblée générale par an, généralement dans les 6 mois qui suivent la clôture de votre exercice, pour approuver les comptes et affecter le résultat.

Lors de l’assemblée générale, vous réunissez les associés et vous dressez un procès verbal (PV), dans un document Word par exemple, qui mentionne :

  • La date et le lieu de l’assemblée générale.
  • Les noms et prénoms des associés présents ou représentés.
  • Un résumé de la séance.
  • Les résolutions votées (décisions acceptées) ainsi que le nombre de votes pour chacune d’elles.

Le procès verbal doit être signé et conservé.

Il peut s’agir par exemple du PV d’approbation des comptes annuels et d’affectation du résultat, qui doit ensuite être déposé au Greffe.
Vous trouverez sur internet de très nombreux modèles de PV d’assemblée générale

NB : en EURL, il n’y a qu’un unique associé, donc pas d’assemblée générale. L’associé unique peut dresser des PV des décisions qu’il a prises.

3. Le registre unique du personnel.

Vous pouvez le tenir sur un document Word, par exemple. Il doit mentionner le nom et prénom de chaque employé ainsi que sa date d’entrée dans l’entreprise et de son éventuelle date de sortie.

Si vous utilisez ZEFYR, vous n’avez donc pas à vous soucier des livres légaux obligatoires, car les livres comptables sont générés automatiquement à partir de vos saisies et imports bancaires.
De plus, ZEFYR vous fournit un modèle pour le PV d’approbation des comptes qui constitue votre livre des assemblées générales. Quant au registre unique du personnel, il est très simple à produire.