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Démarrer avec ZEFYR – prise en main

08/04/2016 • Posted By Zefyr

Soyez malin : faites votre comptabilité vous-même avec ZEFYR !

Avec ZEFYR la compta est facile

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Avec ZEFYR la compta est facile

La comptabilité en toute simplicité

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Vous êtes nouvel abonné ZEFYR, ou en phase de test “30 jours gratuits” : voici les étapes cruciales à suivre pour une bonne prise en main du logiciel.

Avez-vous sélectionné le bon type d’entreprise ?

Avant de procéder aux premiers paramétrages, le choix de votre type d’entreprise est primordial. Il est déterminé lors de votre demande d’essai gratuit et ne peut pas être modifié par la suite.

Voici les 5 types d’entreprises :

  1. – EI-BNC avec option : Recettes/Dépenses : Entreprise individuelle relevant des BNC, devant tenir une comptabilité de type recettes/dépenses.
  2. – EI-BNC avec option : Engagements : Entreprise individuelle relevant des BNC, devant tenir une comptabilité de type engagements (appelée également créances/dettes).
  3. – EI-BIC ou BA – Commerçant-Artisan : Entreprise individuelle relevant des BIC ou des BA. Ce type d’entreprise est généralement celui des commerçants, des artisans et des exploitants d’entreprises individuelles agricoles.
  4. – SARL-EURL-SAS-SASU-SA-SCI(IS)-EARL-EIRL(IR/IS) : Ce type convient aux sociétés à l’IR et à l’IS et aux EIRL relevant des BIC à l’IR et à l’IS.
  5. Association : Ce type convient aux associations à but lucratif ou non-lucratif. ZEFYR leur propose un plan comptable adapté.

RappelsBNC : Bénéfices non commerciaux. BNC est la catégorie d’imposition des individus qui exercent une activité professionnelle non commerciale. La plupart des professions libérales, par exemple, relèvent des BNC.

BIC : Bénéfices industriels et commerciaux. BIC est la catégorie d’imposition des individus et des sociétés ayant une activité professionnelle commerciale, industrielle ou artisanale. Les artisans, les commerçants, et la quasi-totalité des sociétés relèvent des BIC.

BA : Bénéfices agricoles. BA est la catégorie d’imposition particulière des individus et des sociétés dont l’activité professionnelle est agricole. Les exploitants agricoles individuels et les sociétés civiles agricoles telles que l’EARL relèvent des BA.

IS : impôt sur les sociétés (également appelé impôt sur les bénéfices).

IR : impôt sur le revenu.


Le type d’entreprise choisi détermine, entre autres, le plan comptable, afin qu’il soit adapté à votre entreprise.

démarrer avec ZEFYR - prise en main

 

Que vous lanciez votre activité ou que vous ayez déjà quelques exercices clôturés, le premier menu à compléter pour une bonne prise en main de ZEFYR lorsque vous commencez est le menu Société.

 

1. Menu Société > Données Principales

1.1. Adresse-Coordonnées

Dans le menu Société > Adresse-Coordonnées, pensez à bien renseigner les champs “Forme Juridique”, “Régime d’Imposition” et “Régime de TVA”. Ces informations sont très importantes car elles déterminent les liasses fiscales que vous devrez transmettre en fin d’année, ainsi que votre type de déclaration de TVA.

1.2. Période Comptable

Autre menu d’importance, le menu Société > Période Comptable. Ces données seront peu voire pas modifiables par vous une fois que vous aurez saisi des écritures comptables. Par défaut, la date de début de l’exercice courant sera celle de votre inscription : pensez à la changer !

Si vous lancez votre activité, vous avez le choix de faire un exercice qui ne soit pas de 12 mois exactement. Votre premier exercice peut faire jusqu’à 23 mois. Cela peut vous permettre d’éviter de faire une liasse fiscale pour les premiers quelques mois (voir l’article “Premier Exercice Comptable : Quelle Durée ?“).

1.3. Les autres champs

Remarque : Votre avancée dans la complétion des autres champs n’est pas entravante pour l’utilisation de l’outil. Seules les informations concernant vos fournisseurs, vos clients et vos employés devront être remplies rapidement dans le cas où vous avez un A Nouveaux manuel à saisir. Voir l’article “Saisir un A Nouveaux dans ZEFYR”.

Conseil ZEFYR : Si vous avez beaucoup de fournisseurs, clients ou autres contacts à renseigner dans ZEFYR, vous pouvez alors utiliser l’import de contact (menu Société > Import Clients/Contacts/Fournisseurs) via un fichier CSV. Suiviez l’ordre des colonnes exigé pour que l’import se fasse correctement.

Si vous souhaitez donner un accès à ZEFYR à un associé, un employé ou à votre comptable, pensez à leur créer un utilisateur qui leur soit propre et à paramétrer les accès. Cela est possible via le menu Société > Utilisateurs ZEFYR. Pour en connaître plus à ce sujet, vous pouvez visualiser la vidéo “Gérer les utilisateurs de ZEFYR en tant qu’administrateur“.

 

2. Menu Société > Facturation ZEFYR

2.1. Liste des Factures

Une fois inscrit dans ZEFYR, le menu Société > Liste des Factures vous permettra de suivre vos factures. Comme vous commencez, ce menu sera vide jusqu’au premier prélèvement. Notez que les factures restent ad vitae dans ZEFYR. Vous pouvez aussi les sauvegarder et les imprimer si vous le souhaitez.

2.2. Prix

Dans Société > Prix, vous pouvez consulter le tarif vous est appliqué ainsi que la date du prochain prélèvement.

NB : Pensez à bien sélectionner votre tarifs sur base de vos estimations pour éviter les rattrapages a posteriori.

2.3. Compte Bancaire pour le Prélèvement

Si vous souhaitez changer de compte bancaire sur lequel le prélèvement mensuel ZEFYR est fait, vous pouvez modifier cela dans Société > Compte Bancaire pour le Prélèvement. Vous devrez avoir préalablement créé cet autre compte bancaire via le menu Société > Banque.

 

3. Menu Société > Opération sur le Capital Social

NB : Ce sous-menu concerne uniquement les sociétés. Les entreprises de type BNC en sont dispensées.

Il est réservé aux opérations sur le capital social :

  • détermination du capital social
  • libération de capital
  • apport en nature de capital social
  • augmentation de capital social ou
  • réduction de capital social

Ce menu vous permet d’entrer en comptabilité ces opérations simplement dans les numéros de comptes correspondant.

 

4. Menu Société > Création d’un A Nouveaux

Si vous avez décidé de commencer votre comptabilité dans ZEFYR mais que votre entreprise à quelques printemps (c’est à dire que vous avez déjà clôturé au moins une fois un exercice), vous pouvez reprendre votre comptabilité qu’à partir de la dernière clôture. Pour cela, il faudra vous munir de :

  • votre dernière balance générales,
  • des balances fournisseurs, clients et/ou employés dans le cas ou elles seraient non-soldées,
  • du solde de votre ou vos banques en date de la clôture.

NB : Le support ZEFYR reste à votre disposition pour saisir à votre place l’A Nouveaux gratuitement dès lorsque vous validez votre inscription. N’hésitez pas à les solliciter.

Pour obtenir plus d’information sur l’A Nouveaux manuel, vous pouvez lire l’article “Saisie d’un A Nouveaux manuel“.

Si vous souhaitez suivre une aide au démarrage, vous pouvez visualiser la vidéo “Démarrer avec ZEFYR en 8 minutes“.

 

 




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