Professions libérales : comptabiliser ses frais kilométriques

 

En tant que profession libérale, comment comptabiliser ses frais kilométriques ? Comme vu dans notre article : « Professions libérales : les principaux comptes à utiliser« , les frais kilométriques se portent au compte « 625110 – Frais Kilométriques Véhicule Personnel ».

1. Quand comptabiliser ses frais kilométriques ?

Il est nécessaire en fin d’année de comptabiliser vos frais kilométriques pour que ceux-ci soient intégrés à votre liasse fiscale. Vous les retrouverez ligne 23 de la liasse 2035A – Frais de véhicules. Obtenez plus d’informations en lisant notre article :  » Professions libérales : la liasse fiscale 2035« .

Nous vous conseillons de saisir vos frais kilométriques au moment où le barème est connu pour l’année précédente. Vous pouvez le faire en une seule fois pour simplifier vos écritures comptables. Néanmoins si vous avez déjà fait des notes de frais kilométriques dans l’année, vous pouvez passer par le menu Notes Frais > Régularisation Annuelle Indemnités Km. Cela prend en compte toutes les écritures saisies pour les frais kilométriques durant l’exercice, et vous pouvez les régulariser (c’est à dire les recalculer avec le bon taux de remboursement).

Rappel : le barème de l’année 2020 sort en mars 2020 et s’applique aux kilomètres effectués en 2019.

Ainsi en 2019 vous aurez saisi des frais kilométriques en janvier et février au barème 2018 (qui s’applique aux frais kilométriques de 2017) puis de mars à décembre vous aurez saisi des frais kilométriques au barème 2019 (qui vaut pour 2018). Il faut donc attendre mars 2020 pour connaître le barème qui s’applique réellement aux frais kilométriques de 2019.

Conseil ZEFYR : pour éviter cet imbroglio, nous vous conseillons de saisir vos frais kilométriques au moment où le barème est connu pour l’année passée (donc en mars N+1).

2. Comment saisir vos frais kilométriques ?

Exemple : soit un professionnel libéral qui a une voiture de 7 CV. Avec cette voiture, il a parcouru 14 403 kilomètres au cours de son exercice. Basé sur le barème de 2020, le calcul pour les véhicules ayant effectués entre 5 001 km et 20 000 km est le suivant :

(d x 0,337) + 1301
14 403 km x 0,337 + 1 301 € = 6 154,8 €

Donc le taux de remboursement est de 6 154,8 / 14 403 = 0,4273276


Pour rappel, voici le barème pour calculer les indemnités kilométriques pour 2019 (barème publié en mars 2020) :

Barème 2020 pour indemnités kilométriques de 2019

Dans ZEFYR, il faut faire une note de frais kilométrique en suivant ces étapes :

  1. Dans le menu Notes Frais > Dépenses et frais kilométriques, vous créez un nouveau frais kilométrique en indiquant :
    – Km = 14403
    – Taux de remboursement = 0.4273276 Frais kilométriques profession libérale
  2. Toujours dans le menu Notes Frais > Dépenses et frais kilométriques, vous cochez ce frais kilométrique et vous cliquez sur créer une NDF. Créer ndf km profession libérale
  3. Dans la fenêtre pop-up qui s’ouvre, vous vérifiez les informations et vous cliquez sur « valider et sauvegarder ».
  4. Dans le menu Notes Frais > Notes de Frais Impression Comptabilisation, vous comptabilisez la note de frais en cliquant sur l’icône + (sur la ligne où se trouve votre note de frais).
    Cela génère une écriture OD comme ci-dessous : Comptabiliser ndf km profession libérale
  5. Dans le menu Notes Frais > Paiement Notes de Frais, vous comptabilisez le paiement de la note de frais (virement du compte de l’entreprise vers le compte personnel de l’exploitant) en cliquant sur l’icône + Comptabiliser paiement ndf km profession libérale

Enfin, vous pouvez contrôler que cela a été porté au bon endroit dans votre déclaration 2035 via le menu Clôture > Liasses Fiscale > Liasse 2035 (BNC) : dans la liasse 2035 A, ligne 23 – Frais de véhicules.

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