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Notes de frais : importer les photos des reçus

Sep 12, 2022 | Comptabilisations Courantes

Dans cet article nous allons voir comment saisir vos notes de frais plus rapidement, en important la photo de votre reçu ou ticket.

1- Prendre une photo du reçu

Il faut commencer par prendre une photo de votre reçu, par exemple un reçu de restaurant. Il faut bien vous assurer que ce reçu comporte les détails concernant la TVA : montants HT et TTC par taux de TVA, et les montants de TVA, comme dans l’exemple ci-dessous :

reçu restaurant photo

Sur ce reçu de restaurant vous voyez bien le détail des montants pour chaque taux de TVA. Pour la TVA à 20% le montant HT est de 6.67 €, donc 1.33 € de TVA, et un TTC de 8€.

2- Importer le reçu dans ZEFYR et créer la dépense

Dans ZEFYR vous devez vous rendre dans le menu Frais > Dépenses et Frais Kilométriques.
Vous cliquez sur “nouvelle dépense” et dans la fenêtre pop up qui s’ouvre vous cliquez sur sélectionner une photo.

sélectionner photo

Une fois la photo sélectionnée, ZEFYR remplit automatiquement les champs date, description ainsi que les montants.

Il ne vous reste plus qu’à indiquer l’associé ou l’employé et à sélectionner le type de dépenses.

frais restaurant

NB : en raison des arrondis, les montants HT peuvent être légèrement différents (écart de quelques centimes).
Dans notre exemple il y a un centime d’écart sur les montants TTC pris séparément. Mais le total TTC est bien identique à celui du reçu.

Vous validez pour créer la dépense et vous la voyez s’afficher dans la liste des dépenses en cours.

dépenses en cours

3- Créer une note de frais à partir d’une ou plusieurs dépenses

Vous pouvez ensuite prendre en photo d’autres reçus afin de créer vos dépenses. Puis pour créer une note de frais vous devez cocher une ou plusieurs dépenses et cliquer sur le bouton en bas de la liste : créer une NDF pour les dépenses ou frais cochés. Ici nous allons créer une note de frais qui inclut uniquement ce frais de restaurant.

création note de frais

Vous pouvez ensuite comptabiliser cette note de frais en allant dans Frais > Frais Comptabilisation Impression, en cliquant sur l’icône + sur la ligne où se trouve votre note de frais.

comptabiliser note de frais

Enfin une fois que la société a remboursé la note de frais à l’associé ou l’employé, vous pouvez comptabiliser le paiement en allant dans le menu Frais > Paiement notes de Frais.

Si vous utilisez la synchronisation ou l’import bancaire il faut choisir le type d’opération “Paiement note de frais”, puis vérifier et ajuster les infos dans la fenêtre pop-up et valider.

comptabiliser paiement note de frais

Vous pouvez désormais utiliser cette méthode plus rapide de création des notes de frais : importer la photo du reçu.