Comptabiliser une note de frais et son remboursement

 

Dans le cas d’une société de type SARL, EURL, SA (…) un associé ou un employé peut payer des frais pour le compte de la société, avec son argent personnel. Il pourra ensuite se faire rembourser ces avances. Voici le mode d’emploi pour comptabiliser une note de frais et son remboursement (déplacement pro, restaurant, hôtel…)

Seules les notes de restaurant ou d’hôtel liées à l’activité de l’entreprise peuvent être saisies.

1. Création de notes de frais :

Dans ZEFYR, les notes de frais peuvent être créées dans le menu Notes de Frais > Création Notes de Frais.
Il existe des types de frais par défaut tels que notes de frais restaurant, hôtel etc. Vous pouvez créer autant de lignes que vous le désirez, il est possible de regrouper plusieurs notes de frais.

2. Comptabilisation de la note de frais

Utilisez le menu Notes de Frais > Impression Modification Comptabilisation, et cliquez sur l’icône + de la ligne correspondante (en vert ci-dessous)

Comptabiliser une note de frais et son remboursement

Supposons que vous fassiez un regroupement de frais par exemple pour un montant de 450 €.

L’écriture comptable générée est :

Comptabiliser une note de frais et son remboursement

3. Remboursement de la note de frais

Une fois votre note de fais enregistrée dans ZEFYR et comptabilisée, vous pourrez rembourser cette note de frais en utilisant le menu Notes de Frais > Paiement Notes de Frais, cliquer sur l’icône +.

Comptabiliser une note de frais et son remboursement

Remarque : La différence principale entre associé et salarié est qu’un salarié doit être remboursé du montant total de la note.

Si vous êtes associé, la méthode ci-dessus est recommandée pour des petits frais fréquents : taxi, parking, métro, bus… En revanche si vous êtes associé et vous faites un achat ponctuel, il vaut mieux utiliser le menu Compta > Saisie Courante / Paiement Comptant.

Cas des indemnités kilométrique, voir l’article : Notes de frais pour des indemnités kilométriques